المتابعة و خططها في مجال توكيد الجودة و المسائلة

من أهم عوامل النجاح في تنفيذ الخطة هو خلق نظام جيد يستطيع إخبار القائمين علي العمل أولا بأول عن مدي التقدم و ما هي الصعوبات التي يواجهونها و هو ما يتمثل في المتابعة ولا شك في أن متابعة الأداء في التنفيذ بداية من عمليات التقييم الذاتي وصولا إلى خطة التحسين ، تعتبر عملية هامة جدا، لأنها تمثل وسيلة أساسية لضمان تحقيق أهداف التطوير المنشودة في كل مجال من المجالات المستهدف العمل بها في المدرسة .

مفهوم و أهمية المتابعة .
المتابعة تعتبر عمليه منظمة لجمع البيانات لجميع أنشطة الخطة وتحليلها للحصول على معلومات تؤدى إلى مؤشرات لمعرفة هل نسير حسب المخطط أم لا، كما أنها تساعد في :-
1. رصد التقدم في الإنجازات طبقاً للخطة الموضوعة.
2. جعل الفئات المستهدفة تشعر بمسئولياتها والتعرف على التغيرات التي حدثت لصالحهم.
3. حسن استغلال الموارد المخصصة لتنفيذ الخطة وتحسين أداء العمل.
4. التعرف على الصعوبات التي قد تواجه عملية التنفيذ ومن ثم العمل على حلها في حينه.
5. استخراج الدروس المستفادة أثناء تنفيذ الخطة.
6. إتاحة المعلومات الضرورية للإدارة لاتخاذ القرارات المناسبة إذا لزم الأمر.
7. الحصول على خبرات تنفيذية تساعد في تحسين التخطيط المستقبلي لخطط وبرامج جديدة.

عناصر (مجالات ) المتابعة
1. متابعة الأنشطة .
2. متابعة الميزانية وبنود الصرف .
3. متابعة المخرجات

الخطوات الأساسية لعملية المتابعة و تشمل :
1. تشكيل فرق المتابعة .
2. إعداد خطة المتابعة .
3. إعداد آليات التغلب على صعوبات التنفيذ .
حيث يقوم فريق قيادة التقييم الذاتي بالتنسيق مع فريق الدعم الفني – إذا أمكن _ على مستوى الإدارة بعقد اجتماع لأعضاء مجلس الأمناء بالمدرسة لاعتماد الخطة وكذلك الاتفاق علي وضع نظام متابعة لخطة التحسين المدرسي وفق الخطوات الأساسية التالية :-

• تشكيل فريق للمتابعة : يتشكل فريق المتابعة من ممثلين للأطراف المختلفة بالمدرسة مع إمكانية إضافة أعضاء مهتمين من أولياء الأمور أو المجتمع.
لابد أن يكون أعضاء فريق المتابعة مختلفين عن أعضاء فريق الجودة الذي قام بوضع الخطة لضمان الحيادية في عملية المتابعة.

• دور فريق المتابعة
1. متابعة تنفيذ الخطة مع الأطراف المعنية بالتنفيذ بهدف إعداد التقارير عن ذلك وليس بهدف المساءلة.
2. إعداد وتقديم تقرير عن نتائج المتابعة لمجلس الأمناء في اجتماعه الشهري .
3. استخدام أدوات للمتابعة .
4. الاحتفاظ بسجلات عن تقارير المتابعة وأعمال اللجنة بشكل عام .

• يقوم فريق المتابعة بعقد اجتماع البدء في صياغة خطة المتابعة و التي تشمل:-
1. أهداف الخطة و استراتيجيات التنفيذ .
2. إعداد أدوات المتابعة و تحديد مسئولية المتابعة .
3. تحديد الإمكانيات اللازمة و مصادرها .
4. تحديد توقيتات المتابعة .
5. تحديد أدلة و مؤشرات النجاح.
6. تحليل نتائج عمليات المتابعة.
7. توفير آليات تقديم تغذية راجعة بشكل مستمر للمعنيين بالأمر.

• يقوم فريق المتابعة بعقد اجتماع لأعضاء مجلس أمناء المدرسة لعرض خطة المتابعة لوضع الملاحظات عليها و اعتمادها من المجلس في صورتها النهائية .

خطة المتابعة
• خطة المتابعة هي عبارة عن إطار مرجعي يتم إعداده بمعرفة المستويات الوظيفية المختلفة في الجهة المنفذة للخطة ، ويتم الاعتماد عليه في متابعة أنشطة الخطة للتأكد من أنها تسير في أسلوب تنفيذها وفقا لما هو مخطط لها ، وتحتوي خطة المتابعة علي : الأنشطة التي يتم متابعتها – مؤشرات المتابعة - مصادر المعلومات لكل مؤشر – أداة المتابعة المستخدمة – توقيت المتابعة
كيفيه وضع خطه للمتابعة
1 - تحديد الهدف.
2- تحديد المخرجات المتوقعة.
3- تحديد الأنشطة والعمليات المطلوبة وتوقيتها.
4- تحديد المدخلات والموارد اللازمة.
5- تحديد المؤشرات المختلفة.
6- تحديد المعلومات المطلوب جمعها ومصادرها.
7- تحديد الأشخاص المسئولة.
8- تحديد نوعيه التقارير الفنية والمالية المطلوبة داخليا و تلك المقدمة للجهات المانحة.
إجراءات المتابعة الخاصة بخطة التحسين المدرسي:
الإطلاع على خطة التحسين المدرسية
– تحديد الأنشطة الخاصة بكل شهر بالخطة وكذلك الأدلة والشواهد الخاصة بكل نشاط.
– وضع خطة عمل لتنفيذ المتابعة (المعلومات المطلوبة – الأدلة والشواهد – الزمن – المسئول)
– توثيق نتائج المتابعة الخاصة بالأنشطة.
– إعداد تقرير عن نتائج متابعة أنشطة الشهر.
– عرض التقرير والنتائج على المجلس في اجتماعه الدوري
– يناقش المجلس تقرير فريق المتابعة ويتخذ القرارات اللازمة إن تتطلب الأمر
– يعلم المجلس المسئولين عن التنفيذ بنتائج المتابعة والتقييم وتوصياته لتنفيذ أنشطة الشهر التالي .

تقارير المتابعة :
• ما هو التقرير :
هو : عبارة عن حقائق خاصة بمشكلة معينة تعرض عرضاً تحليلياً بطريقة مبسطة
هو : وثيقة تتضمن دراسة لمشكلة ما بهدف نقل وإعطاء المعلومات والنتائج التي تسفر عنها الدراسة من أجل تقديم أفكار وتوصيات
هو : وسيلة من وسائل الاتصال وليس غاية أو هدف في حد ذاته

• هدف التقرير
1. إعلام الغير بأمر من الأمور
2. تحريك سلوك الآخرين عن طريق الإقناع
3. عرض نتائج بحث أو دراسة موضوع معين أو إيجاد
4. تساعد في تشخيص و تقدير الموقف الحالي و بالتالي التعرف على المشاكل و حلها
5. رصد نتائج التنفيذ الفعلي للأنشطة المختلفة و توفير البيانات عنها
6. زيادة كفاءة عملية التخطيط بتوفير البيانات اللازمة
7. تفسير موقف أو ظاهرة معينة
8. عرض أفكار أو مقترحات جديدة

• مواصفات تقرير المتابعة
1. واضح أي يسهل فهمه واستيعابه
2. موجز أي يكون مركزا بما يكفى لخدمة الغرض منه
3. كامل أي يغطى كافة جوانب الموضوع
4. دقيق أي يحتوى على معلومات صحيحة ثابتة
5. متكامل أي يكون هناك ترابطا بين أجزائه المختلفة
6. مرتبا و منسقا
7. يحتوي على نتائج محددة